Gestion des données personnelles

La presente informativa illustra le modalità con cui trattiamo i dati che raccogliamo su di voi quando visitate il nostro sito (e-nss.be)

Chi siamo

Denominazione: Notaio Salvino Sciortino, Società Notarile

Notaio Salvino Sciortino, Società Notarile
Indirizzo: Pont de Wandre 98, 4020 Liegi
Numero BCE: 0667.777.791
Numero di telefono: +32 4 290 40 40
E-mail: notaire@sciortino.be

Premessa

Lo Studio Notarile Salvino Sciortino, Società Notarile, attribuisce grande importanza alla riservatezza e al rispetto della vostra privacy. Di conseguenza, ci impegniamo a garantire che il trattamento dei vostri dati sia conforme al RGPD.

“Notaio Salvino Sciortino, Società Notarile”è il titolare del trattamento dei vostri dati personali all’interno dello Studio

Chi è il titolare del trattamento e chi è il responsabile della protezione dei dati?

Lo studio del notaio Salvino Sciortino, Società Notarile, tratta dati personali nell’ambito delle proprie attività.

Il notaio Salvino Sciortino, Società Notarile, con sede in Pont de Wandre 98, 4020 Liegi, numero di registrazione 0667.777.791, agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali effettuato all’interno dello studio (di seguito “lo studio”). Il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

Lo studio ha a cuore la tutela della privacy. Lo studio si impegna a proteggere e trattare i vostri dati personali con particolare cura e in piena trasparenza, nel rigoroso rispetto della legislazione in materia di protezione della privacy, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”).

Conformemente al RGPD e al Codice di condotta della Camera nazionale dei notai del 28 gennaio 2021, che precisa alcune modalità di applicazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (GDPR) per i notai, lo studio ha nominato un responsabile della protezione dei dati, ovvero Privanot ASBL. Il responsabile della protezione dei dati può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: info@privanot.be, oppure tramite lettera all’indirizzo: Privanot asbl, Rue de la Montagne 30, 1000 Bruxelles.

Attraverso la presente informativa sulla protezione dei dati personali, desideriamo fornirvi ulteriori chiarimenti sulle modalità con cui trattiamo i dati personali in nostro possesso. In questa informativa troverete le risposte alle seguenti domande:

• Chi è il titolare del trattamento e chi è il responsabile della protezione dei dati?
• Perché vengono trattati i vostri dati personali?
• Qual è la base giuridica del trattamento dei vostri dati personali?
• Quali sono i dati personali trattati dallo studio?
• Quali sono le fonti di informazione?
• A chi possono essere comunicati i vostri dati personali?
• Chi sono i nostri responsabili del trattamento?
• I vostri dati personali saranno trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE)?
• Per quanto tempo saranno conservati i vostri dati personali?
• Come vengono garantite la sicurezza e la riservatezza dei vostri dati personali?
• I colloqui con lo studio notarile possono essere registrati?
• Quali sono i vostri diritti?

Si noti che le informazioni relative al trattamento dei dati personali dei collaboratori interni effettuato nell’ambito delle risorse umane sono contenute nel regolamento di lavoro dello studio. Le informazioni relative al trattamento dei dati personali dei collaboratori esterni nell’ambito delle risorse umane sono contenute nei contratti di servizio o nei documenti di politica generale dello studio.

Perché vengono trattati i vostri dati personali?

Finalità - Lo studio raccoglie e tratta i dati personali con lo scopo principale di garantire la sicurezza giuridica delle transazioni di cui il notaio garantisce l’autenticità, nonché per la gestione dei fascicoli affidati al notaio.

Inoltre, le operazioni di trattamento sono necessarie per svolgere altri compiti e obiettivi importanti, ovvero:

• la gestione delle pratiche dello studio, compresi i trattamenti effettuati prima e dopo l’esecuzione di un atto autentico, quali le ricerche e le verifiche necessarie, nonché qualsiasi altro trattamento richiesto per adempiere ai doveri del notaio in qualità di pubblico ufficiale e agli incarichi affidati dai cittadini;
• la gestione amministrativa e il monitoraggio delle pratiche dei cittadini, comprese la fatturazione e la contabilità;
• effettuare le verifiche e i controlli necessari nell’ambito della legislazione in materia di lotta al riciclaggio di denaro;
• garantire la sicurezza degli edifici, dei beni, del personale e dei visitatori tramite la videosorveglianza;
• ottimizzare la navigazione sul sito web grazie all’uso dei cookie;
• migliorare l’usabilità e i servizi utilizzando il feedback dei cittadini e l’analisi statistica delle operazioni e dei servizi dello studio tramite software;
• migliorare la qualità delle operazioni dello studio nell’ambito della preparazione degli atti e dei documenti necessari all’esercizio delle funzioni dei notai in qualità di pubblici ufficiali grazie all’utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale a basso rischio.

Qual è la base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali?

Liceità - I trattamenti dei dati personali effettuati dal notaio sono considerati leciti qualora siano, nella maggior parte dei casi, necessari al rispetto di un obbligo legale a cui il notaio è soggetto o necessari all’esecuzione di un incarico di interesse pubblico di cui è investito il notaio incaricato del fascicolo all’interno dello studio.

I trattamenti dei dati personali sono effettuati dallo studio sulla base, tra l’altro e a titolo non esaustivo, delle seguenti normative:

• Legge del 25 Ventôse dell’anno XI relativa all’organizzazione del notariato;
• Legge del 18 settembre 2017 relativa alla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo e alla limitazione dell’uso del contante.

Inoltre, la liceità del trattamento può anche fondarsi sull’interesse legittimo del titolare del trattamento, come nel caso del miglioramento della soddisfazione dei clienti o della messa in sicurezza dello studio mediante una telecamera di sorveglianza.

Infine, la liceità del trattamento può basarsi sul consenso dell’interessato, ad esempio quando sul sito web dello studio vengono utilizzati cookie non funzionali.

Quali sono i dati personali trattati dallo studio?

A seconda dei servizi da voi richiesti, lo studio potrebbe dover trattare i seguenti dati personali:

• dati identificativi (cognome, nome, stato civile, numero di registrazione nazionale, luogo e data di nascita, ecc.);
• dati di contatto (indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.);
• dati economici e finanziari (numero di conto corrente, ecc.);
• dati relativi alla capacità giuridica;
• dati relativi all’attività professionale;
• dati relativi agli atti redatti presso lo studio;
• dati derivanti dall’obbligo di indagine antiriciclaggio (AML), quali gli elenchi nazionali e internazionali delle sanzioni finanziarie, lo status di PEP, le informazioni negative provenienti da fonti pubbliche relative a reati alla base del riciclaggio di denaro, i paesi che presentano un elevato rischio di riciclaggio o considerati paradisi fiscali, i dati giudiziari);
• dati relativi alla composizione familiare, sociale, fiscale o di altro tipo che il notaio è tenuto a raccogliere da fonti ufficiali e dalle amministrazioni in merito alla vostra persona;
• immagini di videosorveglianza;
• dati relativi alla qualità/soddisfazione dei servizi forniti.

Quali sono le fonti di informazione?

In qualità di pubblico ufficiale, per lo svolgimento delle proprie attività, il notaio è tenuto a raccogliere e utilizzare dati personali che vi riguardano.

I dati personali che vi riguardano provengono:

• da voi stessi o dal vostro rappresentante legale;
• da fonti di dati autentiche e rigorosamente disciplinate da una normativa specifica, quali il Registro Nazionale, la Banca Dati Centrale della Previdenza Sociale, il Registro
• centrale delle successioni, il Registro centrale dei contratti di convivenza e di matrimonio, ecc.;
• da organismi ufficiali autorizzati a fornire dati ai notai nell’ambito delle loro funzioni pubbliche;
• dallo strumento di screening antiriciclaggio (AML) della Camera Nazionale dei Notai;
• immagini riprese da una o più telecamere di videosorveglianza.

A chi possono essere comunicati i vostri dati personali?

I dati personali trattati dallo studio possono essere comunicati a terzi (“destinatari”), a seconda del contesto del trattamento, e, in particolare:

• a partner legalmente autorizzati, quali i servizi pubblici e le istituzioni notarili, per la conservazione delle trascrizioni degli atti e dei relativi metadati nell’ambito della registrazione elettronica e per l’iscrizione dei vostri dati nei registri centrali della professione notarile (ad es. il Registro centrale dei contratti matrimoniali, il Registro centrale dei contratti di mandato, il Registro centrale delle dichiarazioni relative alla nomina di un amministratore o di una persona di fiducia, ecc.)
• alla Federazione Reale del Notariato belga asbl, per quanto riguarda i dati relativi ai beni immobili, al fine di essere registrati in una banca dati notarile il cui scopo è quello di generare statistiche e consentire ai notai di stimare il valore dei beni immobili nell’ambito dell’esercizio delle loro funzioni;
• alla Camera provinciale dei notai competente per la vostra pratica e/o alla Camera nazionale dei notai (ad es., nell’ambito delle loro funzioni in materia di controllo contabile o nell’ambito della prevenzione e della lotta contro il riciclaggio di denaro);
• alla Cellula di trattamento delle informazioni finanziarie (CTIF), ad esempio nell’ambito della prevenzione e della lotta contro le pratiche di riciclaggio di denaro;
• alle autorità giudiziarie, ad esempio nell’ambito della prevenzione e della lotta contro il riciclaggio di denaro;
• alle autorità coinvolte nella cooperazione nazionale e internazionale nell’ambito della prevenzione e della lotta contro il riciclaggio di denaro;
• ad altri notai coinvolti nella vostra pratica (ad es., nell’ambito di un atto di vendita immobiliare);
• agli Archivi di Stato per la conservazione delle pratiche, dei verbali e dei testamenti;
• alle banche coinvolte nel vostro fascicolo;
• alcommercialista/consulente fiscale che gestisce la contabilità dello studio;
• ai subappaltatori per la gestione e la continuità dello studio, quali i fornitori di software per la preparazione degli atti.

Chi sono i nostri subappaltatori?

Un subappaltatore è una persona fisica o giuridica, un'autorità pubblica, un'agenzia o un altro organismo che tratta dati personali per conto dello studio.

Lo studio si avvale in particolare delle seguenti categorie di subappaltatori:

• fornitori di hardware;
• fornitori di software, ad esempio per la gestione dei fascicoli e della contabilità;
• fornitore di server/backup;
• fornitore di servizi di distruzione di documenti cartacei;
• fornitore di telecamere di videosorveglianza;
• consulente o collaboratore esterno;
• ecc.

I vostri dati personali saranno trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE)?

In linea di principio, i vostri dati personali non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo (di seguito “SEE”).

Tuttavia, qualora i vostri dati personali dovessero comunque essere trasferiti verso paesi situati al di fuori del SEE e la Commissione europea abbia ritenuto che il paese verso cui vengono trasferiti i dati non offra un livello di protezione adeguato, lo studio si adopererà per proteggere i vostri dati personali fornendo garanzie supplementari (ad esempio, stipulando clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, adottando norme aziendali vincolanti, ecc.).

Per quanto tempo saranno conservati i vostri dati personali?

In virtù del principio di limitazione della conservazione dei dati personali, i dati sopra menzionati possono essere conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento della finalità perseguita, in base alle leggi specificamente applicabili e ai termini di prescrizione dei crediti commerciali e personali. I periodi di conservazione riportati di seguito corrispondono a quelli indicati nel registro delle attività di trattamento dello studio.

I periodi di conservazione variano a seconda della natura dei documenti, ovvero:

• le schede clienti dei cittadini saranno conservate fintantoché il cittadino non avrà scelto di cambiare notaio e saranno conservate al massimo per tutta la durata della vita del cittadino al fine di consentire la prestazione di servizi di consulenza (ai sensi dell’articolo 9 della legge Ventôse An XI recante organizzazione del notariato);
• i fascicoli sono conservati per 30 anni dalla loro chiusura a fini probatori (ai sensi dell’articolo 3.27 del nuovo codice civile).
• gli atti sono conservati per 50 o 75 anni dalla firma dell’atto e saranno successivamente trasferiti agli archivi di Stato (ai sensi dell’articolo 62 della legge Ventôse An XI recante organizzazione del notariato);
• i libri contabili sono conservati per 10 anni dalla chiusura dell’esercizio contabile (ai sensi dell’articolo 33 della legge Ventôse An XI recante l’organizzazione del notariato);
• gli estratti conto sono conservati per 10 anni dalla chiusura dell’esercizio (ai sensi dell’articolo 33 della legge Ventôse An XI recante organizzazione del notariato);
• i dati personali contemplati dalla legge sul riciclaggio di denaro vengono cancellati al termine di un periodo di conservazione di 10 anni (ai sensi degli articoli 60 e 62, comma 1, della legge del 18 settembre 2017 relativa alla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo e alla limitazione dell’uso del contante);
• le immagini delle telecamere saranno conservate per un periodo massimo di un mese (ai sensi dell’articolo 6 della legge modificata del 21 marzo 2007 relativa all’installazione e all’utilizzo di telecamere di sorveglianza);
• i dati personali trattati per la gestione del sito web saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità;
• i dati personali trattati nell’ambito dei software di intelligenza artificiale non saranno più trattati da tali tecnologie una volta che il vostro caso sarà stato chiuso dallo studio.

Come vengono garantite la sicurezza e la riservatezza dei dati personali?

Lo studio adotta le misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio. Inoltre, lo studio si assicura di adottare le misure di sicurezza per il trattamento dei dati personali previste dal Codice di condotta della Camera nazionale dei notai del 28 gennaio 2021.

Vengono adottate misure di sicurezza per impedire la perdita, la distruzione, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata dei dati personali trasmessi, conservati o trattati in altro modo, nonché l’accesso non autorizzato a tali dati.

Lo studio notarile garantisce in particolare che:

• l’accesso ai locali contenenti supporti di dati sia riservato alle persone autorizzate;
• l’ambiente del server sia adeguatamente protetto;
• i dati personali siano conservati e distrutti in modo sicuro;
• venga fornito ai dipendenti e ai subappaltatori un accesso sicuro ai dati necessari per il raggiungimento della finalità perseguita;
• sia istituita una procedura di notifica di qualsiasi violazione dei dati personali applicabile a tutti i membri dello studio;
• sia istituita una procedura di gestione dei diritti degli interessati applicabile a tutti i membri dello studio;
• sia stata implementata una politica di sicurezza delle informazioni accessibile a tutti i membri dello studio;
• esista una politica di sensibilizzazione al GDPR per i membri dello studio;
• siano applicate misure di sicurezza tecniche, quali firewall, software antivirus e aggiornamenti di sicurezza regolari.

Tali misure sono regolarmente controllate e riviste dal responsabile della protezione dei dati (DPO) sopra menzionato a seguito di un controllo.

Lo studio, ai sensi dell’articolo 28 del RGPD e dell’articolo 2 del Codice deontologico della Camera nazionale dei notai del 28 gennaio 2021, ha sottoscritto un contratto di subappalto con i vari subappaltatori a cui si avvale.

I colloqui con lo studio notarile possono essere registrati?

Il rapporto di fiducia tra il notaio e il cittadino impone che i colloqui presso lo studio notarile non vengano registrati, in nessuna forma, né audio né video. Ciò deriva in particolare dal segreto professionale, dal dovere di discrezione e dalla riservatezza a cui è tenuto il notaio, nonché dal GDPR, che si applica anche alle registrazioni effettuate dal cittadino stesso. In tal modo vengono garantiti anche i diritti e le libertà di terzi.

Tale divieto non pregiudica le registrazioni necessarie al trattamento del fascicolo stesso, di cui tutte le parti interessate vengono informate preventivamente e in modo trasparente.

Quali sono i vostri diritti?

Ai sensi della legge sulla protezione dei dati, in qualità di persona interessata al trattamento dei propri dati personali da parte dello studio, disponete di diversi diritti.

Pertanto, a seconda delle circostanze e fatto salvo il rispetto degli obblighi di legge e l’adempimento dei compiti di interesse pubblico da parte del titolare del trattamento, avete i seguenti diritti:

• Diritto all’informazione: avete il diritto di conoscere, tra l’altro, i dati personali che lo studio tratta su di voi, le finalità di tale trattamento, il periodo di conservazione di tali dati, ecc.;
• Diritto di accesso: avete il diritto di consultare e ottenere la comunicazione dei dati personali che vi riguardano detenuti e trattati dallo studio;
• Diritto di rettifica: avete il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o incompleti che vi riguardano;
• Diritto alla cancellazione: avete il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali trattati dallo studio;
• Diritto alla limitazione del trattamento: avete il diritto di limitare il trattamento dei vostri dati personali, ad esempio se contestate l’esattezza dei dati;
• Diritto alla portabilità dei dati: avete il diritto di ricevere i vostri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli a un terzo;
• Diritto di opposizione: avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali da parte dello studio notarile.

Potete esercitare i vostri diritti rivolgendovi direttamente allo studio via e-mail all'indirizzo notaire@sciortino.be o per posta all'indirizzo Pont de Wandre 98, 4020 Liegi, oppure al responsabile della protezione dei dati via e-mail all'indirizzo info@privanot.be.

Infine, se ritenete che i vostri diritti non siano rispettati in conformità al RGPD, avete la facoltà di presentare un reclamo o una denuncia all’Autorità per la protezione dei dati (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles o tramite il sito web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Misure tecniche e organizzative

La creazione, la sicurezza e la manutenzione del nostro sito sono affidate a un partner specializzato: Ricochet Consult.

Utilizziamo i più elevati standard in materia di crittografia, antivirus, firewall e protezione anti-DDoS.

L’hosting è garantito da un’infrastruttura interamente dedicata, che non condivide né le proprie risorse né i propri dati.

La versione del nostro sito accessibile al pubblico è interamente statica, il che la rende praticamente invulnerabile agli attacchi esterni.

Rendiamo anonimi assolutamente tutti i dati raccolti attraverso il nostro sito.

Il nostro personale e quello dei nostri subappaltatori che hanno accesso ai dati personali sono soggetti per contratto a un obbligo di riservatezza.

I cookie

Utilizziamo i “cookie”. Un cookie è un identificativo memorizzato temporaneamente sul dispositivo dell’utente quando visita un sito Internet.

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